Zaman yönetimi kavramı, meşgul ve işlerini yetiştiremeyen yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için Danimarka’da geliştirdikleri eğitimin dünyaya yayılması ile ortaya çıkmıştır. Zaman yönetimi, günü verimli değerlendirme şeklidir. Hızlı değişen yaşam, hızlı düşünme ve hareketi de beraberinde getiriyor. Böylece, kısa zamanda çok daha verimli çalışmak kaçınılmaz hale geliyor.

Zamanı verimli kullanmak için öncelikle gün içerisinde neye ne kadar vakit ayırdığımıza dikkat etmeliyiz. Genel olarak hayatımızın;

·         %32’sini uyuyarak

·         %20’sini çalışarak

·         %10’unu yemek yiyerek

·         %9’unu seyahat ederek

·         %8’ini kişisel bakım yaparak

·         %8’ini öğrenerek

·         %7’sini bekleyerek

·         %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.

Gün içerisinde iş hayatına ayırılan sürenin az olması, daha efektif çalışmayı gerektirdiğinden doğru adım ile net kararlar vermek gerekiyor. Yapılan zaman yönetimleri, stresi büyük ölçüde hafifletiyor. Zamanı etkin kullanmak için gün içerisinde yapacağınız işlerin listesini hazırlayıp hedefleriniz doğrultusunda planlı ilerleyebilirsiniz.

 Planlama yaparken dikkat edilmesi gerekenler;

·         Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmak,

·         İşleri planlanan gün ve saate göre yapmak,

·         Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek ( Zorlayıcı anlarda zihni dinlendirmek ve zamandan kazanmak adına bir sonraki işe geçilip tekrar yarım kalan işe devam edilebilir.)

·         Yapılan işe konsantre olmak,

·         Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,

·         Toplantıları gereğinden uzun tutmamak,

·         İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

Planlarınızı ruhsal, fiziksel ve zihinsel durumunuzu göz önünde bulundurarak yapmalısınız. Sakin bir zihin ve beden ile plan yaparken mükemmeliyetçi olmamaya, ertelememeye, aşırı güven, güvensizlik ve kaygı gibi duygu ve negatif düşüncelerden uzak durmalısınız.

Zamanı Etkili Kullanmak Konusunda Kendinizi Geliştirin!

Her şeyden önce zamanınızı etkili kullanmak için kendinize alışkanlıklar oluşturmalısınız. Düzeninizi sorgulamalı, verimlilik adına adımlar atmalısınız.

·         İşe başlamadan önce kahvenizi alın. Hızlıca gündeme göz gezdirin. Maillerinizi tarayın, takviminize göz gezdirin ve günlük iş rutininizi belirleyin.

·         Yapılacaklar Listesi oluşturun. Zihnimiz her şeyi aynı anda tutamaz, bu yüzden yapacaklarınızı unutmamak adına bunları bir yere yazmanız çalışmalarınızı yönetmenizi kolaylaştıracak. 

·         Takvimleme yapın. Yapılacak işlerinizi zaman sırasına koyun. Sadece fazla vakit alacak ve rahatsız edilmeden çalışmanız gerekecek işler için takvimde zaman ayırın.

·         Önceliklerinizi belirleyin. Yapılacak işlerinizin önem sırasına göre öncelik tanımanız işinizi kolaylaştıracaktır.

·         Zamanı yönetmek yerine, yaşamınızı yönetmeye odaklanın. Zamana ve materyale yönelmek yerine kişilere ve etkili olmaya yönelin. Kısaca üretkenliğiniz ve üretkenlik kapasitenizin dengesini iyi sağlayın.

·         Ziyaretçilerinizi ve ziyaret zamanlarınızı planlayarak çalışmalarınızın önündeki engeli kaldırın ve gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.

·         Telefonun size hakim olmasına izin vermeyin. Eğer işiniz sosyal medya ile alakalı değilse gün içerisinde kaç saatinizi sosyal mecralarda geçirmek istediğinize karar verin. İşinize odaklanarak dikkat dağıtıcı materyallerden uzak durun.

·         Çalışma sisteminize göre düzenli bir masa düzeni oluşturun. Aradığınızda ihtiyacınız olan araçlara kolaylıkla erişebileceğiniz düzeni kurun.

·         Hayır demeyi öğrenin. Her zaman sizden istenen her şeyi yapamazsınız. Sizden istenen bir şeye evet demeden önce takviminize ve listenize bakın. Zamanınıza ve işinize engel olmayacak önerileri kabul edin.

·         Dinlenmek için zaman ayırın. Uzun soluklu çalışmalar verimliliğinizi düşürebilir.

·         Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın. Eğer en keyif almadığınız ve zor işi sabah yaparsanız, öğlene gelmeden günün en zorlu işini halletmiş ve rahatlamış olursunuz.

·         Gelecekte yararlı olabilecek bir kitabı, şimdi okumayın. İşinize yarayan zamanda ilgili kitabı okumak, konsantrenizi artırarak maximum fayda sağlar.

·         İşte değişiklik arayın. İşe her gün aynı yoldan gidip gelmenin yaratıcılığı azalttığı gibi işi de her seferinde aynı metot ile uygulamak veya aynı işi yapmak sizi köreltebilir.

·         İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın. Kendinize ayıracağınız vakit, motivasyonunuzu artırarak işinizi daha keyifli yapmanızı sağlar.

·         Yıllık tatillerinizi işletmeye hediye etmeyin; formda kalabilmek için tatile her zaman ihtiyacınız vardır.

Zaman yönetimi tamamen bireysel ve geliştirilebilir bir durumdur. Zihinsel ve psikolojik olarak hazır olmanız gereklidir. Etkili zaman yönetimi sayesinde, iş hayatınız ve sosyal yaşantınızdaki sorunları minimize ederek stresi yönetmeyi ve zamanı iyi kullanmayı öğrenirsiniz.

YİSGÜM proje yönetimi hizmetimiz çoğu zaman “zaman yönetimi” sorununu da beraberinde getirir. İnşaatın katlarının doğru zamanda çıkılmış olması, işçilerin iş süreçlerine hızla adapte edilmesi, yurtdışından alınmış bir siparişin yerine getirilebilmesi için yeni ekipmanlar veya iş gücünün organize edilmesi zaman yönetimini içeren örneklerindendir. Bu yüzden, işe başlamadan önce veya işe başladıktan sonra ekibiniz olsun veya olmasın tüm süreçlerin entegrasyonunda ve fiili yönetiminde bir desteğe ihtiyacınız olabilir. Çalışanlarınızın sağlık ve güvenliği ile projenizin finansal ve maddi unsurlarını birlikte yönetmek imkansız değil! Yeter ki, yönetim ekibiniz proje yönetiminin değişkenlerine bilgileri ve deneyimleri ile hazırlıklı olsun!Zaman yönetimi kavramı, meşgul ve işlerini yetiştiremeyen yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için Danimarka’da geliştirdikleri eğitimin dünyaya yayılması ile ortaya çıkmıştır. Zaman yönetimi, günü verimli değerlendirme şeklidir. Hızlı değişen yaşam, hızlı düşünme ve hareketi de beraberinde getiriyor. Böylece, kısa zamanda çok daha verimli çalışmak kaçınılmaz hale geliyor.

Zamanı verimli kullanmak için öncelikle gün içerisinde neye ne kadar vakit ayırdığımıza dikkat etmeliyiz. Genel olarak hayatımızın;

·         %32’sini uyuyarak

·         %20’sini çalışarak

·         %10’unu yemek yiyerek

·         %9’unu seyahat ederek

·         %8’ini kişisel bakım yaparak

·         %8’ini öğrenerek

·         %7’sini bekleyerek

·         %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.

Gün içerisinde iş hayatına ayırılan sürenin az olması, daha efektif çalışmayı gerektirdiğinden doğru adım ile net kararlar vermek gerekiyor. Yapılan zaman yönetimleri, stresi büyük ölçüde hafifletiyor. Zamanı etkin kullanmak için gün içerisinde yapacağınız işlerin listesini hazırlayıp hedefleriniz doğrultusunda planlı ilerleyebilirsiniz.

 Planlama yaparken dikkat edilmesi gerekenler;

·         Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmak,

·         İşleri planlanan gün ve saate göre yapmak,

·         Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek ( Zorlayıcı anlarda zihni dinlendirmek ve zamandan kazanmak adına bir sonraki işe geçilip tekrar yarım kalan işe devam edilebilir.)

·         Yapılan işe konsantre olmak,

·         Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,

·         Toplantıları gereğinden uzun tutmamak,

·         İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

Planlarınızı ruhsal, fiziksel ve zihinsel durumunuzu göz önünde bulundurarak yapmalısınız. Sakin bir zihin ve beden ile plan yaparken mükemmeliyetçi olmamaya, ertelememeye, aşırı güven, güvensizlik ve kaygı gibi duygu ve negatif düşüncelerden uzak durmalısınız.

Zamanı Etkili Kullanmak Konusunda Kendinizi Geliştirin!

Her şeyden önce zamanınızı etkili kullanmak için kendinize alışkanlıklar oluşturmalısınız. Düzeninizi sorgulamalı, verimlilik adına adımlar atmalısınız.

·         İşe başlamadan önce kahvenizi alın. Hızlıca gündeme göz gezdirin. Maillerinizi tarayın, takviminize göz gezdirin ve günlük iş rutininizi belirleyin.

·         Yapılacaklar Listesi oluşturun. Zihnimiz her şeyi aynı anda tutamaz, bu yüzden yapacaklarınızı unutmamak adına bunları bir yere yazmanız çalışmalarınızı yönetmenizi kolaylaştıracak. 

·         Takvimleme yapın. Yapılacak işlerinizi zaman sırasına koyun. Sadece fazla vakit alacak ve rahatsız edilmeden çalışmanız gerekecek işler için takvimde zaman ayırın.

·         Önceliklerinizi belirleyin. Yapılacak işlerinizin önem sırasına göre öncelik tanımanız işinizi kolaylaştıracaktır.

·         Zamanı yönetmek yerine, yaşamınızı yönetmeye odaklanın. Zamana ve materyale yönelmek yerine kişilere ve etkili olmaya yönelin. Kısaca üretkenliğiniz ve üretkenlik kapasitenizin dengesini iyi sağlayın.

·         Ziyaretçilerinizi ve ziyaret zamanlarınızı planlayarak çalışmalarınızın önündeki engeli kaldırın ve gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.

·         Telefonun size hakim olmasına izin vermeyin. Eğer işiniz sosyal medya ile alakalı değilse gün içerisinde kaç saatinizi sosyal mecralarda geçirmek istediğinize karar verin. İşinize odaklanarak dikkat dağıtıcı materyallerden uzak durun.

·         Çalışma sisteminize göre düzenli bir masa düzeni oluşturun. Aradığınızda ihtiyacınız olan araçlara kolaylıkla erişebileceğiniz düzeni kurun.

·         Hayır demeyi öğrenin. Her zaman sizden istenen her şeyi yapamazsınız. Sizden istenen bir şeye evet demeden önce takviminize ve listenize bakın. Zamanınıza ve işinize engel olmayacak önerileri kabul edin.

·         Dinlenmek için zaman ayırın. Uzun soluklu çalışmalar verimliliğinizi düşürebilir.

·         Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın. Eğer en keyif almadığınız ve zor işi sabah yaparsanız, öğlene gelmeden günün en zorlu işini halletmiş ve rahatlamış olursunuz.

·         Gelecekte yararlı olabilecek bir kitabı, şimdi okumayın. İşinize yarayan zamanda ilgili kitabı okumak, konsantrenizi artırarak maximum fayda sağlar.

·         İşte değişiklik arayın. İşe her gün aynı yoldan gidip gelmenin yaratıcılığı azalttığı gibi işi de her seferinde aynı metot ile uygulamak veya aynı işi yapmak sizi köreltebilir.

·         İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın. Kendinize ayıracağınız vakit, motivasyonunuzu artırarak işinizi daha keyifli yapmanızı sağlar.

·         Yıllık tatillerinizi işletmeye hediye etmeyin; formda kalabilmek için tatile her zaman ihtiyacınız vardır.

Zaman yönetimi tamamen bireysel ve geliştirilebilir bir durumdur. Zihinsel ve psikolojik olarak hazır olmanız gereklidir. Etkili zaman yönetimi sayesinde, iş hayatınız ve sosyal yaşantınızdaki sorunları minimize ederek stresi yönetmeyi ve zamanı iyi kullanmayı öğrenirsiniz.

YİSGÜM proje yönetimi hizmetimiz çoğu zaman “zaman yönetimi” sorununu da beraberinde getirir. İnşaatın katlarının doğru zamanda çıkılmış olması, işçilerin iş süreçlerine hızla adapte edilmesi, yurtdışından alınmış bir siparişin yerine getirilebilmesi için yeni ekipmanlar veya iş gücünün organize edilmesi zaman yönetimini içeren örneklerindendir. Bu yüzden, işe başlamadan önce veya işe başladıktan sonra ekibiniz olsun veya olmasın tüm süreçlerin entegrasyonunda ve fiili yönetiminde bir desteğe ihtiyacınız olabilir. Çalışanlarınızın sağlık ve güvenliği ile projenizin finansal ve maddi unsurlarını birlikte yönetmek imkansız değil! Yeter ki, yönetim ekibiniz proje yönetiminin değişkenlerine bilgileri ve deneyimleri ile hazırlıklı olsun!